Information om udbud og udbudsportalen

Det kan være anderledes for private virksomheder at handle med en offentligmyndigheder eller offentlige virksomheder, end det de er vandt til, når de udfører opgaver eller leverancer for andre privatejede virksomheder. De offentlige aktører er nemlig underlagt en række regler, for at sikre ligebehandling, åbenhed og kravet om alene saglige kriterier inddrages når der træffes afgørelser.  Reglerne skyldes at det offentlige agerer på hele samfundets vegne, og de offentlige aktører dermed skal sikre de får mest muligt for skatteydernes penge, og dokumenterer hvordan de kom frem til deres afgørelse. Samtidig sikrer reglerne en fair konkurrence – til fordel for alle private virksomheder og samfundsudviklingen i Grønland.

Udbuddet starter med, at den offentlige aktør offentliggør sine intentioner om at foretage et indkøb. Offentliggørelsen sker for Grønlands Selvstyre i praksis ved, at den udbydende enhed udfylder en udbudsbekendtgørelse der bliver opslået på denne udbudsportal.

Udbudsbekendtgørelsen indeholder rammerne for udbuddet, samt alle de informationer interesserede virksomheder skal bruge for at komme videre i udbudsprocessen. Udbudsbekendtgørelsen vil herunder beskrive hvor selve udbudsmaterialet kan findes eller rekvireres.

Udbudsmaterialet vil altid indeholde grundlæggende informationer om opgaven som kravspecifikationer, udbudsbetingelser, krav til egnethed og tildelingskriterier. Hvordan det resterende udbudsmateriale ser ud afhænger af udbudsformen og opgavetypen. Det er meget vigtigt, at du som tilbudsgiver grundigt sætter dig ind i de enkelte dele af udbudsmaterialet.

Kravspecifikationer

Denne del af udbudsmaterialet beskriver hvilke krav der er til opgaveudførelsen. Det kan være krav til kvalitet, miljømærker, vedligeholdelse eller levering m.m. og det er en forudsætning at tilbuddet lever op til alle anførte krav. Hvis udbyder kræver, at leverede produkter har en energimærkning på et bestemt niveau, så nytter det ikke at tilbyde en et produkt med en dårligere mærkning, selvom prisen derved bliver billigere.

Selvom man ikke er tilfreds med udbudsmaterialets vilkår, er det en dårlig ide at betinge tilbuddet af andre vilkår end anført i udbudsmaterialet, da det kan betragtes som et forbehold, der medfører tilbuddet risikerer at blive afvist i sin helhed. Hvis man i stedet er i tvivl om hvordan et vilkår eller krav skal opfattes, vil der være adgang til at stille spørgsmål til udbyder som herefter deler spørgsmålet og besvarelsen med alle tilbudsgivere.

Udbudsbetingelser

I udbudsbetingelserne står de konkrete betingelser for udbuddet. Den mest anvendte udbudsform for Grønlands Selvstyre er offentligt udbud, hvor alle har adgang til at få udbudsmaterialet, og alle har adgang til at afgive tilbud. Der kan dog også forekomme begrænset udbud og udbud med forhandling, når den enkelte situation kræver det.

Krav til egnethed

Det er særligt vigtigt at ligge mærke til alle udvælgelseskriterier, som er en række dokumentationskrav udbyder stiller for at sikre sig, at tilbudsgiver har de fornødne forudsætninger for at løse den udbudte opgave. Dokumentationskravende vil typisk udgøres af en tro og love erklæring, dokumentation for forsikring, dokumentation for en række centrale virksomhedsoplysninger, samt dokumentationskrav der er mere opgave specifik, som eksempelvis dokumentation for maskinpark, referencelister eller CV på nøglepersoner. Det er vigtigt at al dokumentation udleveres som beskrevet i udbudsmaterialet, så der for eksempel ikke mangler dele af et regnskab, eller tro og love erklæringen ikke er underskrevet.

Tildelingskriterier

Tildelingskriteriet er helt centralt for tilbudsgiver. Det er i tildelingskriteriet man kan se, hvordan udbyder finder vinderen af konkurrencen. Grønlands Selvstyre bruger to overordnede tildelingskriterier: laveste pris og bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Ved laveste pris opstilles en række minimumskrav til kvaliteten, og den virksomhed der kan løse minimumskravene til den laveste pris, vinder opgaven.

Ved bedste forhold mellem pris og kvalitet er prisen stadig et vigtigt moment, men et dyrere tilbud kan komme i betragtning hvis f.eks. den tilbudte kvalitet, service, leverancebetingelser eller sortimentsbredde er tilstrækkeligt bedre. Det vil tydeligt fremgå af udbudsmaterialet hvilke underkriterier der indgår i vurderingen, og hvordan underkriterierne indbyrdes vægtes.

Det er desuden vigtigt at have for øje at tilbuddet er bindende, og at tilbuddet bliver en del af kontrakten, så hvis du har lavet en beregningsfejl eller overdrevet kompetencer og kvalitet, kan de blive bundet til at levere til de priser og den kvalitet der blev beskrevet i tilbuddet. Læs derfor altid tilbuddet igennem for regnefejl, overvej om tidsplanen og afsatte antal timer er realistisk, og overvej om din virksomhed kan leve op til alle tilbuddets løfter.